Bedrijfsvoering
De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:
- We werken opgavegericht;
- We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
- We zijn professional partner en
- We zijn vernieuwend.
Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.
In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Vanuit het te realiseren beleid en de besturingsfilosofie wordt de vertaling gemaakt naar wat nodig is voor de verschillende kamers (organisatie, instrumenten, processen en houding & gedrag) van het huis, waardoor de verschillende facetten met elkaar in samenhang worden bekeken. Hierdoor neemt de complexiteit van de organisatie af, terwijl de kamers met elkaar in verbinding staan en vormgegeven worden vanuit de besturingsfilosofie en beleid & doelen. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig, doelmatig en doeltreffend):
Controllijn | Functie | Focus & verantwoordelijkheid |
|---|---|---|
1e lijns | Afdelingshoofd | Eindverantwoordelijk voor de realisatie van gestelde doelen en de sturing en beheersing daarop binnen de vastgestelde scope |
2e lijns | Adviseurs control afdelingen (JZ, IV, HR, Fin., concern) | Ondersteunen, adviseren en toetsen van de 1e lijn in de rol van adviseur. De business controller heeft specifiek een taak in de verbinding en samenhang. |
3e lijns | Adviseurs (m.n. concern en VIC) | Toets op de werking van de 1e en 2e lijn, organisatiebrede control en de koppeling met formele P&C cyclus |
Directie | Directeur | Sturing vormgeven in samenspel met het afdelingshoofd |
In 2021 zal vervolg gegeven worden aan het onderzoek en de aanbevelingen rondom het versterken van het sturend vermogen en gestart worden met de inrichting van een managementcyclus. De managementcyclus maakt effectieve sturing op basis van afdelingsresultaten mogelijk. Hierin wordt nadrukkelijk de verbinding gezocht tussen bestuurlijke doelen en de organisatorische vertaling daarvan. De PDCA-cyclus op basis waarvan deze verbinding vormgegeven wordt.
Op basis van de benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering blijkt dat de instroom achterblijft bij het gemiddelde van de benchmark (met 10%), maar de uitstroom bij Zwolle ligt ook 33% lager dan het gemiddelde van de benchmark. De doorstroom is ten gevolge van de hoge mate van ambtenaren in algemene dienst (97%) niet meetbaar.
Indicatoren
Uiteraard worden ook in 2021 de 5 verplichte BBV-indicatoren gebruikt. Deze kunt u hier vinden.
De formatie en bezetting van Zwolle is in vergelijk met vorig jaar gelijk gebleven. Dat betekent dat het aantal ambtenaren dat werkzaam was bij Zwolle per 1000 Zwollenaren in het afgelopen jaar ongewijzigd is.
De apparaatskosten per inwoner en het percentage overhead zijn (licht) gestegen, maar liggen nog altijd lager dan het gemiddelde van de benchmark Vensters voor Bedrijfsvoering. Het percentage inhuur is ook licht gestegen en ligt zowel voor algemene functies als specifiek voor bedrijfsvoeringsfuncties boven het gemiddelde (0,3 resp. 0,5 procent).
In de regeling Beleidsindicatoren zijn de beleidsindicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2020, vindt u hier.
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2021 moet het College een rechtmatigheidsverantwoording afgeven, als oordeel over de eigen jaarstukken. Met een rechtmatigheidsverantwoording verklaart het college dat zij rechtmatig heeft gehandeld. Deze verantwoordelijkheid verschuift hiermee van de onafhankelijke accountant naar het College. Om deze verantwoording met ingang van de Jaarstukken 2021 te kunnen afgeven, worden momenteel de noodzakelijke voorbereidingen getroffen. Hierover wordt eind 2020 gesproken met de audit commissie en volgt te zijner tijd een raadsvoorstel over vaststelling normenkader en verantwoordingsgrens. Deze grens mag ergens tussen 0% en 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan reserves liggen. De gekozen grens moet een juiste balans bewaken tussen het voorzien in de informatiepositie van de raad en de kosten van de verantwoording qua uitvoering door de ambtelijke organisatie. Op dit moment is de grens (al jaren) 1% voor fouten en 3% voor onzekerheid.
Met ingang van de Jaarstukken 2021 wordt de paragraaf bedrijfsvoering de aangewezen plek om een nadere toelichting te geven op zaken die de rechtmatigheid raken en hoe de beheersing is vormgegeven. Hierbij wordt minimaal stilgestaan bij alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording worden vermeld.